20 Soruda Defter-Beyan Sisteminin Getirdikleri

EDA KAYA - SMMM - 04 Ocak 2018

 

 

MDERGI/8760A.015

(Ocak 2018 Sayı 169)

 

20 SORUDA DEFTER-BEYAN SİSTEMİNİN GETİRDİKLERİ

 

Eda KAYA

SMMM, İşletme Bilim Uzmanı

 

 

 

Özet

 

Bilindiği üzere 486 No.lu VUK Genel Tebliği   ¹  ile, serbest meslek kazanç defterinin kağıt ortamı yerine GİB'in internet sistemi üzerinden elektronik olarak tutulma zorunluluğu getirilmiştir.

 

 

486 No.lu Tebliğ, 213 sayılı VUK'un 175/3. maddesinden aldığı yetkiye ve yine 213 sayılı VUK'un 242, 227 ve 257. maddeleri ile 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinin elektronik defter, elektronik kayıt ve elektronik belgelerin oluşturulması ve erişimi düzenlemelerine dayanarak düzenlenmiştir.

 

 

Serbest meslek kazanç defteri tutan avukat, doktor, mühendis, mimar ve mali müşavirler 2018 yılı defterlerini  noterden tasdik ettirmeyeceklerdir. Sistemi kullanma yükümlülüğü basit usul mükellefler ile serbest meslek kazancı mükellefleri yönünden (noterler hariç) 01.01.2018 tarihinde başlamaktadır.  Diğer mükellefler açısından başlangıç tarihi ise istisnalar saklı kalmak kaydıyla 01.01.2019'dur.

 

 

Anahtar Kelimeler: Defter-Beyan sistemi, 486 No.lu Tebliğ, e-defter, elektronik kayıt, elektronik belge, elektronik ortamda tutulan belge.

 

 

 

1. 486 No.lu Tebliğin Konusu Nedir?

 

 

Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların defterlerinin bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen Defter-Beyan sistemi bu tebliğin konusunu oluşturmaktadır.

 

 

 

2.Kimler Defter-Beyan Sistemine Geçiyor?

 

 

Serbest meslek kazancından gelir vergisi olan tüm mükellefler sisteme zorunlu olarak  geçmektedir.

 

 

Doktor, avukat, mali müşavir, yeminli mali müşavir, mimar, mühendis, veteriner gibi serbest meslek erbabı mükellefler, basit usule tabi mükellefler ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler  sistemi zorunlu olarak kullanmaya başlayacaktır.

 

 

 

3.Sistemin Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

 

 

' Herhangi bir muhasebe programına ihtiyaç duyulmaksızın internet üzerinden erişim sağlanarak vergisel ve ticari işlemlerin elektronik ortamda tutulması,

 

 

' Kırtasiyeciliği azaltması,

 

 

' Defter tasdikine ihtiyaç duyulmaması,

 

 

' Kayıt dışı ekonomiyle mücadele,

 

 

' Defter muhafaza etmeye ilişkin maliyetlerin kaldırılması gibi.

  

 

 

4.Sisteme Başvuru Süresi Nedir?

 

 

Defter-Beyan sistemini kullanmak zorunda olan mükellefler, sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar ilgili vergi daireleri veya www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden başvuru yapmalıdır.

 

 

Uygulamaya başladıktan sonra ilk defa mükellefiyet tesis ettiren mükellefler, işe başlama gününü izleyen 7 işgünü içerisinde başvuru yapmak zorundadır. Ancak, daha önceden vergi mükellefi olanlar aracılık ve sorumluluk verdiği kişiler, örneğin mali müşavirleri aracılığıyla ilgili vergi dairelerine veya elektronik beyanname gönderme şifreleri ile elektronik ortamda başvuru yapabileceklerdir.

 

 

Kendisine ait vergi dairesi internet şifresi olanlar da bu şifreleri ile sistem üzerinden başvuru yapabileceklerdir.

 

 

Defter-Beyan sistemine başvurular 31.01. 2018 tarihine kadar yapılabilmektedir.

  

 

 

5.Başvurular Nereye Yapılmaktadır?

 

Başvurular, mükellefin bağlı bulunduğu vergi dairesine yapılabildiği gibi, elektronik ortamda da www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden kimlik bilgileri ile yapılabilmektedir.

 

 

 

6.Başvuruyu Kimler Yapabilecektir?

 

 

Mükellefler başvuruyu kendisi yapabileceği gibi yetki verilmiş meslek mensupları aracılığı ile de başvuru işlemleri yapılabilmektedir.

  

 

 

7.Kimlerin Sistemi Kullanma Yetkisi Vardır?

 

 

' İmzalatmak zorunda olan mükelleflerden, kendileri veya meslek mensupları,

 

 

' İmzalatma yükümlülüğü olmayan mükelleflerden, kendileri, meslek mensupları veya basit usule tabi mükellefler açısından bağlı oldukları meslek odaları tarafından yapılabilir.

 

  

 

8.Gelir ve Giderlerin Sisteme Kayıt Zamanı Nasıl Olacaktır?

 

 

' İşlemlerin defterlere kaydı, ait oldukları aya ait KDV beyannamesinin verilmesi gereken son güne kadar (yani takip eden ayın 24'üne kadar) yapılabilecektir.

 

 

' Beyanname süreleri uzatılırsa kayıt süresi de otomatik olarak uzamış sayılacaktır.

 

 

' Takvim yılının son ayına ait kayıtlar, takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün saat 23:59'a kadar yapılabilmektedir.

 

 

' Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin 3'er aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar sisteme kaydedilmektedir.

  

 

 

9.Hatalı Kayıtlarda Düzeltme İşlemi Nasıl Olacaktır?

 

 

Defter-Beyan sistemi üzerinden  hatalı olarak  işlenen defter kayıtları, KDV beyannamesinin gönderileceği son güne kadar kayıtlar güncellenebilmekte veya iptal edilerek doğru kayıt girilebilmektedir.

 

 

 

10.Sisteme İlk Girişte Neler Yapılmalıdır?

 

 

' Kullanıcı kodu veya Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası ve şifre bilgileri ile www. defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılır.

 

 

' Envanter defterine dönem başı envanter bilgisi girilmelidir.

 

 

' Amortisman defterine önceki dönemden devreden amortismana tabi kıymetler ve ayrılmış amortisman bilgileri girilmelidir.

 

 

' Varsa sistemi kullanmak üzere yetkilendirme girişleri yapılmalıdır.

  

 

 

11.Amortismana Tabi Kıymetler Nasıl Takip Edilmelidir?

 

 

Mükellefler, üzerinden amortisman ayrılan kıymetler ile bunların amortismanlarını, sistem üzerinden tutacakları envanter defterinde, amortisman defterinde veya amortisman listesinde gösterebilecektir.

  

 

 

12.İşletme Hesap Özetleri Nasıl Düzenlenecektir?

 

 

İşletme hesap özeti, zirai kazanç hesap özeti, serbest meslek hesap özeti ile basit usul hesap özeti yapılan kayıtlardan hareketle sistem tarafından üretilecektir.

  

 

 

13.Fatura ve Diğer Vesikalar Sistem Üzerinden mi Düzenlenecektir?

 

 

213 sayılı VUK kapsamında düzenlenme zorunluluğu bulunan fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, gider pusulası, sevk irsaliyesi ve benzer diğer vesikalar, özel mevzuatlarında yer alan düzenlemelere uygun olarak, Defter-Beyan sistemi üzerinden veya bu sistem vasıtasıyla elektronik ortamda düzenlenebilecektir.

 

 

 

14.Serbest Meslek Makbuzlarının  Sistem Üzerinden Düzenlenmesi Zorunlu mudur?

 

 

Şimdilik zorunlu olmamakla birlikte mükellefler isterlerse www.efatura.gov.tr adresinden, isterlerse özel entegratör firmaları ile anlaşarak e-serbest meslek makbuzu düzenleyebilecektir. Elektronik ortamda düzenlenen makbuzlar defter beyan sistemine otomatik olarak aktarılabilecektir.

  

 

 

15.Sisteme Dışarıdan Veri (xml) Aktarılabilecek mi?

 

 

Standartlara uyan muhasebe yazılımlardan sisteme (xml) veri aktarımı yapılabiliceği uygun görülmektedir. Veri eklenebilecek, eklenen verilere sistem üzerinden müdahale edilebilecektir.

  

 

 

16.Sistemden Çıkış Mümkün müdür?  

 

 

' Mükellefiyetin terki durumunda

 

 

' Ölüm ya da gaiplik halinde

 

 

' Sınıf değiştirme

 

 

' Basit usul şartları kalktığında

 

 

' Bilanço usulüne gönüllü geçişlerde sistemden çıkılabilecektir.

  

 

 

17.Veriler Kim Tarafından Saklanacak, Verileri Kimler İbraz Edecektir?

Tüm kayıtlar idare tarafından zamanaşımı süresince saklanacaktır.  Başka kurumlara ibrazı istenmesi durumunda (SGK, bilirkişi, mahkemeler vb.) mükellef tarafından 10 gün önceden idareye yazılı başvuru yaparak talep  edilmelidir.

 

 

Sistem üzerinden tutulan defter ve kayıtların muhafaza yükümlülüğü Gelir İdaresi Başkanlığı'na aittir. GİB, mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından girilen kayıtları ve bunlardan oluşan defterleri elektronik ortamda saklamalı ve mükelleflerin kullanımına hazır halde bulundurmalıdır.

  

 

 

18.Serbest Meslek Defteri ile İşletme Defterini Birlikte Tutan Mükelleflerde Durum Ne Olacaktır?     

 

 

Serbest meslek defteri ile işletme defterini birlikte tutan mükellefler,  01.01.2018 tarihi itibari ile tüm defterlerini  Defter-Beyan sistemi üzerinden tutacaklardır. Defterlerini ayrıca kağıt olarak tutma zorunlulukları bulunmamaktadır.

 

 

Serbest meslek defteri ile bilanço defterini birlikte tutan mükellefler, serbest meslek defteri için Defter-Beyan sistemini kullanacaklar, bilanço defterlerini ise (yevmiye, kebir, envanter) noterden tasdik ederek kağıt ortamda tutacaklardır.

 

 

Beyanname dönemlerinde hesap özetleri yada gelir tablosu ve hesap özetleri birleştirilerek beyan edilecektir.

 

 

Örneğin; veteriner hekim olan bir mükellef aynı zamanda petshop hizmeti veriyor ya da ilaç satışı yapıyor ise, veteriner faaliyeti için serbest meslek defteri, satış faaliyeti için işletme defterinin ikisini de sistem üzerinden elektronik ortamda tutmalıdır.

  

 

 

19.Sigortalı Çalışanların Bordro İşlemleri Ne Olacaktır?

 

 

Çalışanların ücret bordroları, SGK bildirimleri gibi işlemler eskiden olduğu gibi devam edecektir. Ücret bordroları sisteme manuel işlenecek, ya da mevcut muhasebe yazılımlarından xml formatında diğer gider kayıtları ile birlikte aktarılabilmesine imkân sağlanacaktır.  

  

 

 

20.Sisteme Başvurmayanlar İçin Ceza Uygulaması Nedir?  

 

 

486 nolu Tebliğin 17. maddesinde belirtildiği üzere, Defter-Beyan sistemini kullanmak zorunda  olmasına rağmen Tebliğde belirlenen süreler içerisinde başvuru yapmayan, başvuru yapmakla birlikte belirlenen süreler dahilinde kayıt yapma, defter tutma, beyanname, bildirim ve dilekçe gönderme, belge düzenleme ve benzeri yükümlülüklerini yerine getirmeyen mükelleflere 213 sayılı VUK'un ilgili hükümlerine göre cezai müeyyideler uygulanmaktadır.

 

  

---------o---------

 

 

1. (1) 486 No.lu VUK Genel Tebliği, 17.12.2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır.

   ^{^}