e-Bildirge Kullanıcı Değişikliği Başvurularının e-Devlet Kapısı Üzerinden Yapılması

Özet

Bilindiği üzere, işverenler kendi yanlarında çalıştırdıkları sigortalıların ay içindeki çalışmalarına karşılık gün ve prime esas kazanç bilgilerini örneği Kurumca hazırlanan aylık prim ve hizmet belgesi ile Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirmekle yükümlüdürler. 

SGK Yönetim Kurulunun 18.09.2006 tarih ve IX/425 sayılı kararı ile 2006/Kasım ve takip eden aylara ait özel ve resmi sektör işyerlerinde 2 ve üzerinde sigortalı çalıştıran işverenlerin bu ve sonraki aylara ait Aylık Prim ve Hizmet Belgelerini, internet üzerinden e-bildirge uygulaması ile SGK’ya göndermeleri zorunluluğu getirilmiştir. İşverenlerden gelen yoğun talep üzerine SGK, e-Bildirge kullanıcı değişiklik işlemlerinin de e-Devlet Kapısı üzerinden yapılabilmesini sağlayan yeni bir programı kullanıma açılmıştır.

Anahtar Kelimeler

5510 sayılı Kanun, e-bildirge kullanıcısı, aylık prim ve hizmet belgesi.

1.Giriş

2004/ Mayıs ayı ile takip eden aylara ilişkin olarak düzenlenen aylık prim ve hizmet belgesinin resmi-özel sektör ayırımı yapılmaksızın tüm illerde; bir ila yedi arasında sigortalı çalıştırılan işyerlerinden isteyenlerin, sekiz (dahil) veya daha fazla sigortalı çalıştırılan işyerlerinin ise zorunlu olarak internet ortamında göndermeleri gerektiği, 06.04.2004 tarih ve 16-313 Ek sayılı Genelge’de açıklanmıştır.
29.04.2005 tarihli, 16-340 Ek sayılı Genelge ile de aylık prim ve hizmet belgesinin internet ortamında gönderilmesindeki zorunluluk kapsamına, 2005/Mayıs, Haziran ve Temmuz aylarında 5 ve üzerinde, 2005/Ağustos ve takip eden aylarda ise 3 ve üzerinde sigortalı çalıştıran özel ve resmi sektör işverenleri de dahil edilmiş bulunmaktadır. 
Yönetim Kurulumuzun 18.09.2006 tarih ve IX/425 sayılı kararı ile de 2006/Kasım ve takip eden aylara ait özel ve resmi sektör işyerlerinde 2 ve üzerinde sigortalı çalıştıran işverenlerin bu ve sonraki aylara ait Aylık Prim ve Hizmet Belgelerini, internet üzerinden e-bildirge uygulaması ile Kuruma göndermeleri zorunluluğu getirilmiştir.
Bu makalemizde, e-bildirge şifresinin kullanımı, yasal sorumluluklar ile e-bildirge kullanıcı değişikliğinin ne şekilde yapılacağı hususları anlatılacaktır. 

2.Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin İnternet Üzerinden Verilme Zorunluluğu

E-Bildirge üzerinden aylık prim ve hizmet belgesi gönderecek işverenlerimizin 2020/Ocak ayından itibaren e-Bildirge v.1 yerine e-Bildirge v.2 uygulamasını kullanmaları gerekmektedir.

E-Bildirge v.2 uygulamasına https://ebildirge.sgk.gov.tr/EBildirgeV2 adresinden ulaşılabilir.

2006/Kasım ve takip eden aylarda işyerlerinde 2 ve üzerinde sigortalı çalıştıran özel ve resmi sektör işverenlerinin bu aylara ait Aylık Prim ve Hizmet belgelerini yasal süresi içinde e-Bildirge uygulaması ile internet üzerinden Kurumumuza göndermeleri gerekmektedir. Aylık Prim ve Hizmet Belgelerini internet üzerinden vermekle zorunlu tutulan işverenlerin, anılan belgeleri kâğıt ortamında yasal süresi içerisinde Kuruma vermeleri halinde, haklarında 5510 sayılı Kanunun 102’nci maddesi uyarınca idari para cezası uygulanmaktadır.

Bu nedenle, 2006/Kasım ve takip eden aylarda işyerlerinde 2 ve üzerinde sigortalı çalıştıran özel ve resmi sektör işverenlerinin, e-Bildirge kullanıcı kodunu almaları önem arz ettiğinden bir an önce “e-bildirge Hizmetleri Başvuru Formu” ile “e-bildirge sözleşmesini” doldurarak işyerlerinin işlem gördüğü Sigorta/Sigorta İl Müdürlüğüne başvurup kullanıcı kodu ve kullanıcı şifrelerini almaları gerekmekte olup, e-devlet üzerinden de e-bildirge kullanıcı kodu alınabilmektedir.
İşverenler tarafından Kuruma olan yükümlülüklerin yerine getirilmesi işlemleri Kurumdan alınan e-Sigorta kullanıcı adı ve şifresi üzerinden yapılmakta olduğundan e-Devlet kapısı üzerinden yapılan işyeri tescili aşamasında, e-Sigorta kullanıcı kodu ve şifresi alınması amacıyla başvurular yapılabilmekte ve gerekli şartları taşıyan işverenler için e-Bildirge aktivasyon işlemleri e-Sigorta sözleşmesinin ilgililerce e-Devlet kapısı üzerinden onaylanması suretiyle otomatik olarak gerçekleştirilebilmektedir. İşyerlerinin tescili aşamasında, e-Bildirge kullanıcısı internet üzerinden tanımlanabilmekteyken, tanımlanan e-Bildirge kullanıcılarının değişiklik işlemleri ilgililerce ünitelere başvurularak yapılabilmekteydi.

İşverenlerden gelen yoğun talep üzerine Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) yeni bir uygulama geliştirerek e-Bildirge kullanıcı değişiklik işlemlerinin de yine e-Devlet Kapısı üzerinden yapılabilmesine olanak sağlayan program kullanıma açılmıştır. 

İnternet ortamından e-Bildirge kullanıcı değişikliği için başvuru yapabilecekler (aracı olan işyerleri hariç); gerçek kişi işyerleri için işveren veya işveren vekili, tüzel kamu ve tüzel özel işyerleri için yönetici, adi ortaklık/iş ortaklığı işyerleri için işveren/ortak, apartman yönetimi işyerleri için yönetici olacaktır. 

İşyerlerinin yetkilileri başvuru işlemini tamamladıktan sonra SGK’ca e-Bildirge kullanıcı değişiklik onay işlemleri yapılarak, güncellenebilecek veya iptal edebilecektir. Ayrıca, SGK’ca onay işlemini yapılıncaya kadar işyerleri adına e-Bildirge kullanıcı değişikliği için başvuruda bulunan kişiler bu başvurularını güncelleyebilecek, belge yükleyebilecek veya iptal işlemini gerçekleştirebileceklerdir. 

SGK tarafından söz konusu başvuruların onaylamasından sonra e-Sigorta sözleşmesinin de ilgililerce e-Devlet Kapısı üzerinden onaylanması suretiyle kullanıcı değişikliği işlemleri tamamlanmış olacaktır. 

E-Bildirge kullanıcı değişiklik işlemleri internet üzerinden yapılabileceği gibi ünitelere doğrudan yapılan başvurular için mevcut ekranlar vasıtasıyla işlem yapılmaya da devam edilecektir.

E-Bildirge uygulamasında zorunlu tutulan işverenlerce yasal süresi içerisinde Kurumumuza internet yoluyla gönderilen cari aya ait asıl nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesi ile ilgili olarak daha sonra yine yasal süresi içerisinde aynı aya ait bu defa ek veya iptal nitelikte aylık prim ve hizmet belgesi verilmesi gerektiği takdirde, bu belgelerin de internet yoluyla SGK’ya gönderilmesi zorunludur.

Cari aya ilişkin ek ve iptal nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin internet ortamında SGK’ya gönderilebilmesi için bu aya ait asıl nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesinin yasal süresi içinde internet ortamında SGK’ya gönderilmiş olması gerekmektedir.Dolayısıyla, cari aya ilişkin aylık prim ve hizmet belgeleri internet ortamında SGK’ya gönderilmemiş ise bu aya ilişkin ek ve iptal nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin internet ortamında SGK’ya gönderilmesi mümkün değildir.

Aylık prim ve hizmet belgesini internet ortamında göndermekle zorunlu olup olmadığına bakılmaksızın, cari aya ait asıl nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesini SGK’ya yasal süresi içerisinde elden veren veya PTT yoluyla (kağıt ortamında) göndermiş olan işverenlerin, asıl nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesi ile ilgili olarak düzenledikleri cari aya ilişkin ek ve iptal nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerini, internet ortamında göndermeleri mümkün olmadığından bu durumdaki belgeleri SGK’ya kağıt ortamında vermeleri gerekmektedir.

Cari aya ilişkin olup, internet ortamında SGK’ya gönderilen asıl nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesinde yer alan sigortalılardan biri veya birkaçından dolayı daha sonra aynı aya ait ek belge verilmesine ihtiyaç duyulması halinde, öncelikle asıl belgede kayıtlı olan bu sigortalı/sigortalılar ile ilgili olarak yasal süresi içerisinde, yine internet ortamında gün ve kazanç bilgilerinin tümünün iptal işlemi yapılacak, ardından, aynı sigortalıya/sigortalılara ilişkin ek nitelikteki belgenin girişi yapılacaktır. Başka bir deyişle, cari aya ilişkin asıl veya ek belgede yer alan sigortalılar için internet yoluyla iptal belgesi verilmeden yeni bir ek belge verilemeyecektir.
SGK’ya internet ortamında gönderilen cari aya ilişkin asıl veya ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesinin tümünün, gerektiğinde yasal süresi içinde ve internet ortamında iptal edilmesi mümkün olabilecektir. Ancak, anılan belgede kayıtlı sigortalıların, yalnızca prime esas kazanç tutarının veya yalnızca prim ödeme gün sayısının iptal işleminin yapılması mümkün değildir.

3. E-Bildirge Kapsamı

Kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi, bildirge ve belgelere kaydedilecek bilgilerin, kanuni süresinde ve işveren ya da yetkili kişi tarafından internet ortamında Kuruma gönderilmesi amacıyla kullanılır.
İşveren; kendisine veya yetkili kişiye ait, kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi bir tüzel kişiliğe verilmiş ise, e-Bildirge Hizmetleri İnternet Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi Başvuru Formunda zikredilen yetkililerin kimlik bilgilerinin gerçeğe uygun olduğunu, Kurum tarafından tayin ve tespit edilen sınırlar çerçevesinde yapılan işlemlerin kendisi veya temsil edilen tüzel kişilik için bağlayıcı olacağını, kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresinin kullanımı suretiyle yapılan işlemlerin kendisi veya yetkili kişilerce yapılmadığı iddiasını ileri süremeyeceğini, Kurumun, kendisinin veya tüzel kişinin temsil ve ilzama yetkili kişinin kimliğini ve yetkilerini araştırmakla yükümlü olmadığını, kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresinin kendisi dışında veya yetkisiz kişiler tarafından kullanılması neticesinde doğabilecek zararlarından, bizzat kendisinin ve/veya tüzel kişinin sorumlu olacağını, Kurumun sorumlu tutulmayacağını ve doğabilecek zararlardan dolayı Kurumu peşinen ibra ettiğini kabul ve taahhüt eder.
İşverenin sorumluluğu, kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresinin teslim alındığı anda başlar. Kullanıcı kodu veya kullanıcı şifresinin, işverenin yetki verdiği yetkili kişiye teslimi de işverene teslimi hükmündedir. Kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresinin işveren ve/veya yetkili kişi dışındaki kişiler tarafından kullanılması yasak olup, kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresinin her ne şekil ve suretle olursa olsun, üçüncü kişiler tarafından kullanılmasından doğacak her türlü hukuki, mali ve cezai sorumluluk işverene aittir. Bu nedenle işveren, kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresinin üçüncü şahısların eline geçmesini engelleyecek her türlü önlemi almakla yükümlüdür.
Sözleşmede yer alan e-Bildirge hizmetlerinden yararlanması için kendisine kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi verilen yetkili kişi doğabilecek her türlü zarardan işveren ile müştereken ve müteselsilen sorumludur.

İşveren veya yetkili kişi, kullanıcı kodu veya kullanıcı şifresinin çalınması, kaybolması veya unutulması gibi hallerde, bu durumu Kurumun ilgili ünitesine derhal yazılı olarak bildireceğini kabul ve taahhüt eder. Bu bildirimin Kurum kayıtlarına giriş anına kadar yapılan işlemlerden doğacak hukuki, mali ve cezai sorumluluk işveren ve yetkili kişiye aittir.

Elektronik veya bilgi işlem ortamında yapılanlar dahil, her türlü işlemlerin, arşivlenen bilgilerin tespit ve tevsikinde Kurumun kayıtları esas alınır.  Bu bilgi ve belgeler adli ve idari merciler nezdinde geçerlidir.
Kurum Yönetim Kurulu kararı ile bildirge ve belgeleri internet ortamında Kuruma göndermekle zorunlu tutulan işverenlerin, sözleşme konusu e-Bildirgenin Kanun’da öngörülen sürenin son gününde Kuruma internet ortamında verilememesine veya Kurumca alınamamasına; neden olabilecek geçerli haller aşağıda sayılmıştır.

1) Kurum Bilgi İşlem Merkezinde e-Bildirge uygulamasının çalışmasını engelleyecek şekilde;
a) Donanımsal ve yazılımsal arızalar,
b) Elektrik ve iletişim alt yapısında meydana gelebilecek arızalar,
c) Yangın, yıldırım, infilak (doğalgaz dahil) ile bu olaylar sonucu meydana gelebilecek duman, buhar, hararet,
d) Sel veya su baskını, fırtına, yer kayması, deprem, grev, lokavt, sabotaj, terör saldırısı,

2)Kurumun hizmet satın aldığı internet servis sağlayıcılarında meydana gelen arızaların, olması ve bu nedenlerin Kurum Bilgi İşlem Daire Başkanlığı yetkililerince imzalanacak bir tutanak ile tevsik edilmesi kaydıyla, taraflarca süresinde e-Bildirge verilmesini engelleyici sebep olarak kabul edilecektir. 

Ancak, işveren ve/veya yetkili kişi yukarıda belirtilen e-Bildirgenin süresinde verilmesini engelleyecek hallerin ortadan kalktığı günü takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar e-Bildirgeyi Kuruma verdiği ve muhteviyatı primleri de aynı süre içinde ödediği takdirde, bu yükümlülüklerin Kanunda öngörülen sürede yerine getirilmiş olduğu kabul edilir.

4. Sonuç

İşverenler tarafından Kuruma olan yükümlülüklerin yerine getirilmesi işlemleri Kurumdan alınan e-Sigorta kullanıcı adı ve şifresi üzerinden yapılmakta olduğundan e-Devlet kapısı e-Sigorta kullanıcı kodu ve şifresi alınması amacıyla başvurular yapılarak e-bildirge kullanıcı şifreleri alınabilmekte olup, ayrıca e-Bildirge kullanıcı değişiklik işlemleri de yine e-Devlet Kapısı üzerinden yapılabilmesine imkân sağlanmıştır. 

İşverenlerimizin gerek cari ay gerekse geçmiş dönem aylık prim ve hizmet belgelerinin hangi kanallar üzerinden verilmesi gerektiğini yakından takip ederek yasal süresinde dahi olsa elden Kuruma belge verilmesi durumunda herhangi bir idari para cezası ile karşılaşmamaları önem arz etmektedir. Bu nedenle, SGK tarafından işverenlere yönelik yapılan düzenlemelerin dikkatle takip edilmesinde fayda vardır.  

Yazar: Sevgi Üvedi

Kaynak: Lebib Yalkın Aylık Mevzuat Dergisi Aralık Sayısı